Lieferantenerklärungen einholen: Muster-Anschreiben und Ablauf
Die Vordrucke für die Lieferantenerklärung selbst gibt es überall – bei der Zollverwaltung, bei jeder IHK. Was es praktisch nirgends gibt, ist das Anschreiben, mit dem man sie beim Lieferanten anfordert. Diese Seite schließt die Lücke: ein Musteranschreiben zum Kopieren, eine Nachfasskadenz, die funktioniert, und die Vertragsklausel, die das Problem im nächsten Jahr kleiner macht.
Warum die Saison im Oktober beginnt
Die meisten Langzeit-Lieferantenerklärungen laufen auf das Kalenderjahr: Anfangsdatum 1. Januar, Ablaufdatum 31. Dezember. Wer am 2. Januar mit dem Einsammeln anfängt, hat für jede noch offene Position eine Deckungslücke.
Das muss nicht sein. Art. 62 Abs. 2 Buchst. b der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 erlaubt ein Anfangsdatum bis zu 6 Monate nach dem Ausfertigungsdatum. Eine im Oktober ausgefertigte Erklärung darf also als Anfangsdatum den 1. Januar des Folgejahres tragen.
Daraus folgt der Zeitplan, den erfahrene Zollabteilungen fahren:
| Zeitpunkt | Schritt |
|---|---|
| Ende September | Artikelstamm sichten, Umfang festlegen |
| Anfang Oktober | Erstversand an alle Lieferanten |
| Ende Oktober | 1. Nachfassen |
| Mitte November | 2. Nachfassen, telefonisch |
| Ende November | Eskalation an den Einkauf |
| Dezember | Rückläufe prüfen, Lücken dokumentieren, Kalkulation anpassen |
Wer im Oktober beginnt, hat drei Nachfassrunden Luft. Wer im Dezember beginnt, hat keine.
Vorher: den Umfang begrenzen
Der häufigste Fehler ist, für jeden Artikel eine Erklärung anzufordern. Das erzeugt Arbeit auf beiden Seiten und senkt die Rücklaufquote, weil der Lieferant eine unrealistische Liste bekommt und sie liegen lässt.
Fragen Sie nur dort an, wo die Präferenz tatsächlich etwas wert ist:
- Wohin exportieren Sie wirklich? Präferenzländer ohne Umsatz brauchen keine Abdeckung.
- Wie hoch ist der Drittlandszollsatz? Bei 0 % ist die Präferenz wertlos.
- Welche Positionen gehen überhaupt in präferenzbegünstigte Ausfuhren ein?
- Welche Lieferanten haben letztes Jahr geliefert? Erklärungen für ausgelaufene Beziehungen sind verschwendete Nachfassrunden.
Eine ehrliche Vorauswahl halbiert die Liste in der Regel.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Artikelliste je Lieferant aufbauen – Ihre Artikelnummer, die Artikelnummer des Lieferanten, Bezeichnung.
- Formular vorausfüllen. Verwenden Sie Ihren eigenen Vordruck, nicht den des Lieferanten. Wer jedes eingehende Fremdformular akzeptiert, muss jedes einzeln auf Wortlautkonformität prüfen.
- Anschreiben mit Frist versenden, an eine namentlich benannte Person.
- Nachfassen nach Kadenz, siehe unten.
- Rückläufe prüfen – nicht nur ablegen.
- Lücken dokumentieren. Was nicht zurückkommt, wird als Ware ohne Präferenzursprung behandelt. Das ist eine Entscheidung, die schriftlich festgehalten gehört.
Das Musteranschreiben
Betreff: Langzeit-Lieferantenerklärung für den Zeitraum 01.01.2027 – 31.12.2027 – Rücklauf bis {DATUM}
Sehr geehrte Frau {NAME} / Sehr geehrter Herr {NAME},
für unsere Präferenzkalkulation und die Ausstellung von Präferenznachweisen gegenüber unseren Kunden im Drittland benötigen wir von Ihnen eine Langzeit-Lieferantenerklärung nach Anhang 22-16 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447.
Beigefügt finden Sie ein bereits vorausgefülltes Formular für die unten aufgeführten Artikel. Zu ergänzen sind lediglich das Ursprungsland, gegebenenfalls die Kumulierungsangabe sowie Ort, Datum, Name, Stellung und Unterschrift.
Betroffene Artikel
| Unsere Art.-Nr. | Ihre Art.-Nr. | Bezeichnung |
|---|---|---|
| … | … | … |
Geltungszeitraum: 01.01.2027 bis 31.12.2027 Präferenzländer: {LÄNDERLISTE}
Bitte senden Sie uns die unterzeichnete Erklärung bis zum {DATUM} an {E-MAIL} zurück.
Sollten einzelne Artikel die Ursprungsvoraussetzungen nicht erfüllen, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls mit – eine Erklärung nach Anhang 22-18 für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft ist für uns ebenso verwertbar, weil sie uns die Kumulierung ermöglicht.
Ohne Rückmeldung müssen wir die betreffenden Artikel in unserer Kalkulation als Waren ohne Präferenzursprung führen. Das kann dazu führen, dass wir für daraus gefertigte Erzeugnisse keine Präferenznachweise mehr ausstellen können.
Für Rückfragen erreichen Sie mich unter {TELEFON}.
Mit freundlichen Grüßen {NAME}, {POSITION}
Warum das Anschreiben so gebaut ist
- Die Frist steht im Betreff. Wer sie in den Fließtext setzt, bekommt sie überlesen.
- Das vorausgefüllte Formular liegt bei. Es ist der größte einzelne Hebel auf die Rücklaufquote – Sie nehmen dem Empfänger die Arbeit ab und behalten gleichzeitig die Kontrolle über den Wortlaut.
- Die Artikel sind benannt. Eine Pauschalanfrage („für Ihr gesamtes Sortiment“) führt zu einer Pauschalantwort, und die ist als Erklärung ungültig.
- Der Anhang 22-18 wird ausdrücklich angeboten. Viele Lieferanten antworten gar nicht, weil sie annehmen, ein „Nein“ sei nicht gefragt. Ein qualifiziertes Nein ist für Ihre Kalkulation aber wertvoll.
- Die Konsequenz wird genannt, ohne zu drohen. Sachlich, weil eine gesetzliche Abgabepflicht nicht besteht.
Nachfassen: drei Stufen
Stufe 1 – nach 14 Tagen, per E-Mail. Ursprüngliche Nachricht zitieren, Frist wiederholen, Formular erneut anhängen. Zwei Sätze reichen.
Stufe 2 – nach weiteren 10 Tagen, telefonisch. Der mit Abstand größte Faktor für die Rücklaufgeschwindigkeit ist, den richtigen Ansprechpartner zu erreichen. In kleineren Betrieben sitzt das Thema in der Buchhaltung, nicht im Vertrieb, und Ihre Anfrage liegt womöglich bei jemandem, der nicht weiß, was er damit soll. Ein Anruf klärt das in fünf Minuten.
Stufe 3 – nach weiteren 10 Tagen, über den Einkauf. Ihr Einkäufer hat einen Hebel, den die Zollabteilung nicht hat. Formulierung: der Artikel verliert seine Präferenzfähigkeit, das verteuert das Endprodukt im Export und stellt die Kalkulation dieser Position in Frage.
Wenn der Lieferant nicht liefert
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine Lieferantenerklärung abzugeben – solange sie nicht vertraglich vereinbart ist. Das ist der Grund, warum die Saison jedes Jahr anstrengend ist, und zugleich der Ansatzpunkt, sie dauerhaft zu entschärfen.
Nehmen Sie die Verpflichtung in die Einkaufsbedingungen oder den Rahmenvertrag auf:
Musterklausel
Der Lieferant verpflichtet sich, dem Besteller für alle gelieferten Waren auf Anforderung Lieferantenerklärungen nach der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 in der jeweils geltenden Fassung auszustellen, und zwar jeweils bis zum 30. November für das Folgekalenderjahr. Der Lieferant unterrichtet den Besteller unverzüglich, wenn eine abgegebene Erklärung ganz oder teilweise ihre Geltung verliert. Der Lieferant stellt den Besteller von Schäden frei, die diesem aus unrichtigen Ursprungsangaben entstehen, insbesondere aus Nacherhebungen und der Rücknahme von Präferenznachweisen.
Und für die Automatisierung im Folgejahr: Lassen Sie sich zusätzlich die Verpflichtungserklärung nach Art. 63 Abs. 3 UZK-DVO geben – die einmalige schriftliche Zusage, die volle Verantwortung für jede elektronisch übermittelte Erklärung zu übernehmen. Danach entfällt die Unterschrift auf den einzelnen Dokumenten.
Was trotzdem offen bleibt, wird als Ware ohne Präferenzursprungseigenschaft geführt. Das ist kein Betriebsunfall, sondern eine dokumentierte Entscheidung – und in einer Prüfung deutlich besser als eine Erklärung, die man sich schöngerechnet hat.
Rückläufe prüfen: die Kurzcheckliste
Jede eingehende Erklärung gegen diese acht Punkte:
- Wortlaut entspricht dem amtlichen Vordruck – nicht umformuliert
- Waren namentlich benannt, keine Pauschalformel
- Empfängerfirma korrekt und an beiden Stellen identisch
- Anfangsdatum zwischen 12 Monaten vor und 6 Monaten nach dem Ausfertigungsdatum
- Ablaufdatum höchstens 24 Monate nach dem Anfangsdatum
- Präferenzländer vollständig – fehlende Länder sind schlicht nicht abgedeckt
- Keine unzulässigen Abkürzungen („EG“, „EFTA“, „MOEL“)
- Name und Stellung der unterzeichnenden Person erkennbar
Details zu jedem Punkt: Langzeit-Lieferantenerklärung: Fristen, Gültigkeit und Vorlage
Stand 13. September 2026. Ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung im Einzelfall. Die Musterklausel ist ein Formulierungsvorschlag und vor Verwendung juristisch zu prüfen.